最新行政公文写作基础知识

2015年最新行政公文写作基础知识

第一章公文概述

公文，即公文，是国家机关和其他社会组织在行使职权和实施管理过程中形成的具有法律效用和规范格式的文件，是办理公务的重要工具。

一、公文的概念

公文的基本含义可以从四个方面来理解：

(1)公文形成的主体是国家机关和其他社会组织。

(2)公文形成的条件是权力的行使和管理的实施。

(3)公文是具有法律效用、格式规范的文件。这是公文区别于其他文章和图书资料的主要特点。

(4)公文是办理公务的重要工具之一。

第二，公文的发展演变反映了历代政权的性质，以及统治者的需要和他们对公文在行使政权中的重要性的认识。公文是统治阶级实现统治的重要工具。因此，文书工作具有鲜明的阶级性，属于并服务于一定的政治群体。

第三，“公文”、“公文”、“公文”三个概念在机关日常活动中基本相同。

第四，公文的特点主要表现在五个方面

(1)公文有合法作者。

(2)公文具有法律权威。

(3)公文具有特定的效用。

(4)公文具有规范的文体。

(5)公文有规定的处理程序。

5.公文的功能主要表现在五个方面

(1)领导和指导的作用。

(2)行为规范的作用。

(3)传递信息的功能。

(4)公文的作用。

(5)文档记录功能。

六、公文的分类：

(1)来自官方文件的来源：外部文件、收到的文件、内部文件、

(2)从公文关系上分：上写、并写、下写。

(3)从公文的密级和阅读范围来划分：秘密公文、普通公文、公开发表的公文。

(4)从公文签发机关的性质和公文职能上划分：规范性文件、行政性文件和党性文件。规范性文件可以分为法律文件、法令和行政法规。

(5)从公文的性质和特点来划分：指挥公文、规范性公文、报告公文、知晓公文、记录公文。

常见的文档分类包括：

(1)根据公文的优先程度，分为紧急公文和紧急公文。

(2)从文件的使用范围来看，可分为一般文件、特殊文件和技术文件。

(3)从发送文件的目的来划分，可以分为主发送部分、抄送部分、审批部分和转发部分。

(4)从文件的处理要求来看，可分为急件和平件。紧急文件可分为待处理文件(待处理文件)和待查阅文件(待阅读文件)。

第二章公文写作

一、公文写作，是指起草和修改公文，是写作者代表机构发表声明，反映领导意图和愿望的写作活动。公文写作包括起草初稿、讨论修改、形成草稿供审阅的全过程。在起草公文的实践中，起草公文的任务可以由一人承担，也可以由多人承担，这主要取决于公文的重要性和机关文书人员的条件。

二、公文的质量直接关系到机关的效率，关系到党和国家方针政策的贯彻落实，关系到公文本身的效用。公文的质量主要体现在两个方面：公文的思想内容和文字表达。在思想内容上，要有政策导向，有针对性，有科学性。在写作表达方面，要结构严谨，语言严谨，写作规范。

第三，并购

(5)注意书写载体材料和笔迹材料的选择。

五、公文写作的一般步骤和方法是：

(1)明确信息。

(2)收集相关资料。

(3)草拟写作提纲。

(4)认真起草文本。

(5)反复检查和修改。

第六，公文写作者的素质培养主要体现在五个方面：

(1)良好的政治素质。

(2)有一定的政策理论水平。

(3)熟悉组织的业务和工作。

(4)知识面广。

(5)有良好的写作能力。

七、公文写作者应从三个方面加强自身修养：

(1)提升自己，勇于创新。

(2)广泛阅读，增长知识。

(3)深入实践，努力学习，努力实践。

第三章是公文的文体和文稿

一、公文文体是指公文的文体、要素以及在格式上的安排。公文之所以要有一定的风格，主要是为了保证公文的完整性、正确性和有效性，提高工作效率，为公文处理提供便利。建国以来，为了摆脱旧公文文体的影响，党和国家对公文文体进行了许多规定和改革，使公文成为党政机关实施领导和管理的有力工具。

二、公文的质量直接关系到机关的效率，关系到党和国家方针政策的贯彻落实，关系到公文本身的效用。公文的质量主要体现在两个方面：公文的思想内容和文字表达。在思想内容上，要有政策导向，有针对性，有科学性。在写作表达方面，要结构严谨，语言严谨，写作规范。

二、公文文体是指公文写作中用于陈述事物、说明问题的具体方法和特点，即公文的表达方式和文体特征。公文属于应用文体，既具有应用文体的一般特征，又在表达和语言运用上有自己的特点：在表达上，公文文体的主要特征是叙事、解释和讨论相结合；公文语言运用要准确、简洁、庄重、得体。

三、一份完整的公文由一些规定的数据项组成，这些数据项是公文的要素，或者是公文的组成部分。《国家机关公文格式》将文档结构的所有元素分为指定项和选定项。

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四、公文的书写格式是指公文所组成的数据项在公文面上的位置和书写方式。公文强调书面格式，这是公文在形式上不同于一般公文的重要标志。公文的书写格式一般分为开头、行文、结尾三个部分。单据的表头部分包括单据格式编码、打印顺序号、密级、紧急程度、回单处理标志、发卡行版本表头、单据号、发卡行名称。公文写作部分包括公文标题、题注、主要发文机关、正文、无正文说明、附件说明、发文机关签名、撰写日期、公章和领导签名、意见和特殊要求。公文结尾部分包括关键词、复制权限、打印说明、页码等。

五、公文的排版形式是指公文数据项在公文版面上的标准打印格式，是指公文的外观形式。公文的排版形式主要包括：公文标题设计、版面设计、字体大小、行间距

七、公文手稿是指公文的手稿和正文，内容和形式相同的公文，在写作和印刷过程中，根据不同的使用需要，往往形成不同的手稿和正文。公文文稿是指在公文起草过程中反复形成的文稿，包括草稿和终稿。根据用途的不同，同一文件可分为正本、副本、保存副本和修订版；有些规范性文件是试用版和暂定版的形式，内容相同的文件使用不同的文字会变成不同的文字。

第四章是公文的写作标准

首先，按照一定的规则或准则来维持机关之间的书写秩序被称为书写规范。公文写作的标准内容包括三个方面：写作关系、写作方向和方法、写作规则。

二、公文关系是指发文机关和收文机关之间的关系。具体而言，写作与写作的关系是指各机构根据其组织体系、领导关系和职权范围给予和接受文件的关系。国家行政机关的隶属关系和权限范围由《_____宪法》规定。地方各级人民政府服从国务院(中央人民政府)，这是我国各级行政机关书写关系的基本准则。各级党组织的隶属关系和权限范围由《中国共产党章程》规定。服从上级，服从中央，是各级党组织写作关系的基本准则。

三、根据器官之间的关系不同，可将器官分为向上、向下、平行三个方向，并根据器官工作的需要，可分为三种写法：

以下文字。以下书写是指上级领导机关或业务部门对下级机关或业务部门的书写。根据发帖目的和要求的不同，有三种写法：一步一步写下来；多层次写作；基层组织和群众的直写。

(2)向上写。向上书写是指下级机关或业务部门对下级上级领导机关或业务部门的书写。根据发证机关的实际工作需要，向上书写可分为三种方式：逐级向上书写，这是向上书写最基本、最常用的方式；多层次写作；越级写作。

(三)平行写作，是指同级机关之间或者相互不隶属、没有领导和指导关系的机关之间的写作。

第五章机关公文写作(一)

(命令、动议、决定、决议、指示、意见)

一、令，简称令，是领导机关发布的强制性公文。它具有权威性、命令性和强制性。就行政体制而言，国家最高领导人、国务院及其下属部委和乡镇以上地方人民政府有权发布命令。最常用的有：公告令、行政令、裁决令。其写作要求是：

(1)命令必须在宪法和法律规定的权力范围内发布；

(2)注意各类命令写作的异同；

(3)语言要准确、简洁、庄重、有力；

二、议案是各级人民代表大会和各级人民代表大会常务委员会在会议期间审议和使用的书面文件。其主要特点是：

(1)写作与办案程序合法性的关系；

(2)写作内容的单一性和可行性。

三、议案可以由国家权力机关的有关机构和人员以及人民代表提出。议案可以分为职能机构提出的议案和人民代表提出的议案。其写作要求是：

(一)提出的问题重要，有条件解决的；

(2)注意提出的权限和时限；

(3)注意书写格式和处理程序

五、决议是领导机构主持会议通过的重要事项决策部署的指导性文件。它有两个特点：表达群体意志，具有权威性和约束力。决议主要有两种类型：决策部署和结果宣布。

六、指示，是上级机关指导下级机关工作的正式文件。其主要特点是针对性和原则性。根据指令的范围，指令可分为：

(1)涉及全球性问题，具有普遍性的指令；

(2)涉及局部问题，有特殊说明。

一般来说，编写指令的方向要靠政策来把握，内容要明确中肯，组织要明确。

七、意见是党政机关对重要事项和工作进行指导的文件。根据发表意见机构的不同地位，其类型可以包括直接指导和批准实施。意见的撰写要注重内容的政策性和原则性，对下属的要求要明确具体，表述要明确等等。

第六章机关公文写作(二)

(公告、公告、通知)

一、公告是机关、团体向社会公布的重要事项的告知性文件。通知是机关、团体在一定范围内公布事项的公告文件。它的特点是：出版的公开性，事情的重要性，经营的严肃性。根据其内容的性质，可以分为两类；(一)有关法定事项的公告和通知。知情公告和公告。公告和通知的书写要求是：遵从权威，一次报告一个案例；2内容清晰，语气庄重；注意格式。

二、公告是对重要决策或重大事件的公开公告。公告的特点与公告相似，也具有内容的开放性和重要性。发证机构的权限。常用的公告类型有：会议公告；统计公报；(2)外交公报。不同类型的公报写作侧重点不同：会议公报因目的不同而写作不同。统计公报必须由国家各级统计部门或国家指定的机构发布，任何机构不得随意发布国家和地区统计数据。(2)外交公报涉及对外关系，其发布应遵循法定审批程序和渠道。

三、通知是将有关事项或文件告知或传达给特定对象，使对象知晓或执行公文。根据适用范围的不同，通知可分为六类：发布通知、批准通知、转发通知、指示性通知、任免通知和交易通知。通知的应用范围很广，不同类型的通知因其功能不同而写得不同。写作时应注意不同类型通知的不同特点。

第七章机关公文写作(二)

(报告、请求、答复、信函、会议纪要及规定)

第一，报告是下级机关向上级机关报告工作的宣示性文件。该报告的主要特点是重申和主张。报告类型：根据内容范围，报告可分为综合报告和专题报告。根据写作目的的不同，报告可以分为报告报告和转发报告。报告的写作要求：事实要陈述清楚，简明扼要；(2)观点表述应简洁明了；语言要简洁明了。

二、请示，是下级机关向上级机关请示或批准的报告文件。请示的特点是超前性、解释性、单一性。请示的类型可以分为三类：请求批准、请求帮助、请求批准。批示写作：一般来说，要注意以下几点：遵守写作规则；(2)理由要充分，要求要合理，格式要正确，语言要得体。

三、批复是对下级机关请示的指示性批复文件。回复的主要特点是针对性和指导性。回复类型：请求的内容主要包括请求批准和请求帮助。回复也可以分为两种：陈述性回复和指示性回复。审批写作需要注意三点：先回复再回复；态度要明确，措辞要清楚；最后及时回复。

四、信函，是机关之间为日常业务进行的官方交流。这封信有两个主要特点：形式灵活，适应性强；强烈的实用主义。信函类型：根据内容的性质，信函大致可分为四类：咨询信函、询问信函、批准信函和信息信函。总的来说，要注意写信：一格一信，直写陈奇事务，语言要平实、亲切、自然。

五、会议纪要，是记录会议情况和精神以供发表或交流的纪实文体。会议纪要的主要特点包括纪要、约束和知识。根据会议纪要的性质和起草会议纪要的目的，会议纪要分为决议会议纪要、协议会议纪要和讨论会议纪要三类。

会议记录的书写：

(1)会议纪要一般在会后起草，经主管领导签字同意后定稿。

(2)会议纪要标题最常用的形式是“会议名称加文字”，但中间可以省略“会议”二字，有的会议纪要多为讨论会议纪要，可以采用标题和副标题的形式。

(3)会议纪要正文一般分为会议总结、会议内容和结束语三部分。

(四)会议记录由主持机关书写。主持机关的名称和书写日期可以在末尾，也可以只在正文中书写，不另行签名。

不及物动词规章制度：规章是党和政府领导机关制定和发布的法定正式文件，对某一方面的工作、活动和行为进行系统的规范。法规类型：根据颁布法规的机关不同，法规可分为三类：党的中央机关制定的法规；国家行政机关制定的规章；地方政府制定的法规。规定是各级党政机关、社会团体、企业事业单位规范某些方面工作的规范性文件。法规类型：根据不同的出版机构和实际职能，法规分为三种类型；(1)党章；(2)监管规定；总则。规章制度的写作要点可以整合为以下四点：起草规章制度要遵循一定的原则；2起草法规时，要清理内容相同的现有法律法规，注意与其他相关法律法规的衔接与协调

一、规章制度文件是规范工作、活动和行为的法律法规文件，适用于党政系统、社会团体、企事业单位和各种组织。监管文书包括规章、规则、办法、实施细则、章程、规则、守则、制度、公约等语言。规范性文件的特点：规范性内容、强制性实施和程序性制定。不同的规范性文件在编写要求上存在一定的差异。

1、方法的内容多以“章”为主，一般常见的是“从句”。措施的内容应具体、全面、易于操作。

2、实施细则的写法一般是“章”或“条款”，但第一条必须说明哪些法律或法规是实施细则。

3.章程是某一组织为确定组织原则或工作原则而制定的规范性文件。章程的形式也是“章条”、“条款”。政党和较大的社会团体的章程大多是“逐章”的，而较小的机构和涉及的事务很少的章程可以是“逐条”的。

4.守则是特定范围内的所有成员都必须遵守的行为准则，内容简短、简洁、易于记忆。

二、策划文件的作用：下情，上情，和自己步调的统一。规划文件特点：前瞻性目标和前瞻性操作。策划文件类型：策划、策划、安排。策划文件的编写要求：认真分析情况，确定目标，实事求是，切实可行，项目明确，语言简洁。

三、总结是对组织在实施计划或完成任务后所做的工作进行总结和评价的文件。总结的主要作用是提升自己。总结的特点：回顾性和经验性。总结的写作要求：回顾工作情况，实事求是，总结经验教训，面向未来，提纲挈领，文笔平实。

四、调查报告是利用专项调查后的调查材料撰写的书面报告。调查报告的作用：提供真实的社会情况，为政策的制定和实施服务，宣传先进，揭露黑暗，解决工作中的疑难问题。调查报告的特点是针对性强、记录性强。在撰写调查报告时，要注意：彻底、客观、公正的调查是写好调查报告的前提。

第九章机关常用其他文书的书写(下)

(发言、记录、简报、建议)

1.演讲稿是人们在各种特定场合发表演讲的各种文稿的总称。根据演讲的不同场合和主题，演讲文献可分为三类：演讲文稿；2开幕词和闭幕词；欢迎、告别、赞赏词。语音文档一般包括以下特征；口头的，直接的，有针对性的，感性的。演讲稿、欢迎词、告别词、感谢词的写作格式包括开头、主体、结尾。开场白和结束语的写作格式包括开头、正文和结尾。演讲稿的写作要求：主题要清晰、集中；材料要真实新颖；布局要清晰紧凑；语言要清晰生动。

二、备案文件是指如实记录有关内容而形成的正式文件。记录包括会议记录、电话记录、接待记录和大事记。记录文件的特点：文件内容、材料的直接性和事实语言。会议纪要一般包括会议的组织、会议的议题和议程、会议的进展和内容，以及必要的手续。电话记录可分为呼出电话记录和接收电话记录。接待记录的格式应包括来访者的姓名和相关信息、反映的问题和要求、接待人员的姓名和时间以及处理结果。纪念品是一种如实记录的记录文件

第三，简报是一份简明的书面报告。从内容上看，简报包括会议简报和工作简报。简报文件的特点是简单、快速、新颖。一般来说，管报文件由头、体、尾三部分组成。简报文件的撰写要求：内容应真实、确凿；长度要短；针对性和指导性强。

四、提案文件是以书面形式提出建议和意见的公文的一种。建议的文书一般可分为动议、提案和建议。建议文档的特点：建议性、合理性和委婉性。提案，是指提交机关或者某个组织会议讨论处理的意见或者建议的文件。提案通常用于cppcc会议和各级工人代表大会。提案的写作格式一般包括标题、案由、提案人、理由、方法和日期。提案的写作要求：熟悉提案相关情况，注意区分提案与一般文章的写作格式。建议是组织、单位或个人对某项工作、某项活动或某个方面提出建设性意见和建议的工具。建议的文本结构：由标题、标题、文本和签名组成。

建议写作要求：把握合适的比例，列出具体内容，语言表达简洁。

第十章公文处理

第一，在文秘部门的工作活动中，公文处理是最重要、最大、最重要的日常工作。公文处理工作通过一系列相互关联的程序和文件准备、处理、管理和归档环节，构成机关信息运行和处理的科学过程。公文处理的特点是政治性、时限性、保密性和规范性。

二、公文处理是政府工作的重要组成部分，在政府工作中发挥着重要作用。公文处理的功能与公文不同。公文处理的功能主要是指从公文的形成到公文的办理、管理、立卷、归档等一系列环节所发挥的功能，主要表现为辅助、链接、参考。公文处理的基本任务是：科学组织机关文书工作，有序安全运行公文，保持公文完整。充分发挥公文的作用，有效推进机关工作，服务于机关领导，服务于社会主义现代化建设。公文处理的组织包括组织结构、组织领导和组织形式三个方面。

第三，就一个机关而言，它的公文处理工作不像机关的人事、财务等职能部门。需要成立一个机构来承担所有的责任，或者机构形成一个自上而下的垂直领导的独立体系。各机关公文处理机构的设置取决于机关规模、任务复杂程度和公文数量。

第四，公文处理中领导和指导的关系可以从以下几个方面来分析；1)在全国范围内，中共中央办公厅和国务院办公厅分别负责领导和指导党和政府系统的办事工作。(2)从机关来说，其公文处理由机关秘书长或办公厅(室)主任牵头。(3)上级机关办公厅(室)从上下级关系出发，负责对所属机关、单位公文处理工作进行业务指导。(4)事业单位档案部门对事业单位的文书工作也负有一定的指导责任。

五、公文处理的组织形式可分为两种；集中形式和分工形式。机关应采用什么样的公文处理组织，通常考虑以下几种情况：

(1)该机关的工作性质、任务和职权范围。

(2)内部组织的层次和数量。

(3)当局发送和接收的文件数量。

(4)t是否

六、公文处理工作的具体要求可以概括为： 准确透彻，保证质量；2及时快捷，注重时效性；保密，安全可靠；集中统一管理；实事求是，遵守规则和纪律；精简文档，提高效率。

第二章xi公文处理程序

首先，公文办理程序是指公文在机关内部从形成到运行必须经过的一系列环节。公文处理流程包括接收公文和发送公文两个部分。

二、收据，是指本机关文件部门发送的文件和资料。收文处理是指文件部门在办公室内及时运作，直到收到文件材料后阅读完毕的全过程。构成这一过程的一系列相互关联的环节被称为接收文件的程序。主要包括：签收、拆封登记、分发流通；策划、审批和承办；督促，调查，批注。

公文的接收是指收件人在收到文件和资料后，在文件送达单或对方的文件送达书上签字，以明确双方的责任，保证公文的安全可靠运行。这是接收文件过程的第一步。签字后，打开文件是文书人员的职责。

公文登记是指在收文登记簿上对需要登记的文件进行编号，并记录文件的来源和目的地，以确保文件的接收和处理。登记的原则是方便文件的操作和管理。收据登记的形式一般可分为三种：簿型、联型和卡型。

公文分发，又称分办，是指文书人员根据文件的内容、性质和处理要求，将收到的文件开箱登记后，及时准确地分发给相关领导、相关部门和承包商。

公文流转是指文件的单份或少份以及一些不承担的文件，需要机关和许多部门的领导阅读，由文书人员在其中传递和阅读。

公文的策划是指对公文的处理提出初步意见，供领导审批时参考。

公文批文是指机关领导对批文如何处理的批示。

公文的承办不仅是接收公文的最后一道程序，也是发送公文的开始。直接关系到发文质量和机关工作效率。

正式文件的提醒是指那些必须回答的文件。根据承办时限要求，及时对文件进行监督检查。提醒有两种：内部提醒和外部提醒。

调查是指文员协助机关领导检查各种方针、政策、决议和指示的执行和落实情况，调查解决一定问题的一项承办工作。

注公文办是承办人员在公文处理单上对承办公文的情况和结果的简要说明。

三、发文是指本机关文件部门根据本机关工作需要签发的文件和资料，包括本机关签发、转发、复制、复制的文件和资料。发送文档是指从草稿到打印的整个运行过程。起草、审查和发布文件的程序；发行、印刷、校对；它包括印刷、注册和分发。公文的起草是公文签发过程中的第一个环节，也是整个公文处理的关键环节之一。公文审查是指在送领导审批签发之前，对公文的内容和样式进行全面的审查和检查。也是文档处理的关键环节之一。公文的签发是指f

一、文件归档，是指办公室文件科将已经完成的、具有一定参考价值的文件和资料，按照它们在形成过程中的联系和一定规律组成的文件。它是文件部门组织和保存文件的重要手段，也是公文处理的重要内容。

二、文件是指与某一问题或某一工作活动系统有关的文件和资料的组合。它是文件和档案的基本存储单位，与公文的归档密切相关。

三、组织文件归档工作。文件归档的组织主要包括建立和完善文书部门的归档制度、正确选择归档地点和确定文件归档范围。其中，建立和

完善文书部门的归档制度是组织归档工作首先要解决的问题。明确文件归档的范围，是在文件归档工作中确保具有一定参考和利用价值的文件和资料得到完整保存的需要，便于以后的检索和利用。

四、公文归档原则可以表述为“保持文件之间的历史联系，区分保存价值，便于保管和利用”。根据这一原则，本文提出了公文归档的三个要求：“保持文件之间的历史联系”、“区分保存价值”和“便于保存和利用”。公文归档的基本方法可以概括为：遵循公文归档的原则和要求，科学选择公文的一些特点作为归档标准，将记录组转化为案卷。这种方法的核心是科学选择档案特征作为归档标准。根据文件的特点组合文件是公文归档的主要方法。问题、时间、体裁、作者、地域、往来人等都可以作为文件归档的基本特征。

五、文件归档的准备工作包括提前准备归档类别、坚持平时归档工作两个方面。归档类别又称为归档类别和档案类别。一般来说，可以分为两类：综合归档类和分类归档类。在编制或修订归档类别时，必须坚持文件处理部门原则。归档类别的结构主要由类名和术语组成。在编制立卷分类的同时，也要做好平时的立卷工作。所谓平时立卷工作，是指机关的公文立卷人员，会根据编制的立卷类别，随时将处理后的公文按照类别中的相关条款进行分卷。

第十三章档案的整理和归档

一是档案整理归档，或者正式归档移交归档。包括编目成册、移交和归档。

二、文件的组合，简称试卷，是指文件部门在年底或第二年上半年进行的调整归档、卷内文件的整理和编号、书写文件标题等一系列工作。它不仅是归档文件的重要内容，也是整个文件归档工作中非常重要的一个环节。

三、调整定稿是指对各条款积累的文件资料进行详细审核，进行适当调整，最终在平时归档的基础上确定合并文件的工作。对于文书部门或业务部门来说，年底调整和定稿是一项非常重要的工作。

4.卷内文件的排列和编号。卷内文件整理是指按照一定的规则和顺序，对每个案卷中的文件进行系统的整理，以保持文件之间的有机联系和顺序，使每个文件在案卷中有固定的位置。卷内文件系统整理后，卷内文件的页数要用阿拉伯数字编号，固定排列顺序，便于文件的统计和保护。

五、写文件的标题，文件的标题，又称文件的标题，是卷内文件全部内容的总的概括。是文件封面上最重要的一项，也是以后编制文件的主要依据。写好文件的标题是文员和档案管理人员的基本技能。

六、编目成册，是指在编目、装订的基础上结合文件，以及文件的整理、编号等一系列工作。这些任务的完成标志着整个文件归档工作的基本完成。

七、文件的编目，是指填写文件目录、备考表和文件封面等工作。根据卷中文件的排列和编号。它不仅是人工检索的基本条件，也是计算机检索和存储档案的基础工作。文件的绑定是为了固定文件的顺序，保护文件不被损坏和丢失，方便存储和利用。