行政公文写作基础知识：格式及要求

行政公文写作的基本知识：格式和要求

公文一般由三部分组成：第一部分、主体部分和最后一部分。

(一)国家机关公文的标题一般由文件名、文号、签发人、密级和紧急程度组成。它占文档第一面的1/3到2/5，与正文之间用水平线隔开。

1.文件名由发证机关全称或标准缩写加“文件”二字(字母仅指发证机关名称)组成，置于第一面上方，用庄重醒目的字体印刷。两个或两个以上的机关共同书写正文，前置主办机关，或者只能使用主办机关的名称。党委和政府联合写文章，党委排第一。

2.文号由发文机关代字、括号内标注的年份、序号组成，位于文件名下方中间位置，横线上方(该字母的文号标注在标题右上方)。两个以上机关联合行文的，只注明主办机关发文字号。

3.对于已提交的文件，应在文件编号的同一行的右端注明签发人的名称。

4.机密级别和紧急程度应根据文件内容自上而下标记在文件名的左上角。密级依次分为“秘密”、“机密”、“绝密”；紧急程度分为“紧急”和“极其紧急”。机密和绝密文件应标有副本编号。

5.政府令的标题由“政府令”及其红色打印的编号组成。政府令的序号是“x”。

(二)公文正文一般包括标题、主要发文机关、正文、附件、发文机关等。

1.标题。公文标题应当准确、简要地概括公文的主要内容，一般由发文机关名称、内容摘要和语言类型三部分组成。公文标题的作用是提示内容，指出主题，让人一目了然；二是公文命名，标题为公文名称，便于收文机关登记管理，便于查找和询问。公文标题位于水平线下方的中心。公文标题中，除法律法规名称加书名外，一般不加标点符号，不能用参考文件名代替内容摘要。

2.主要交付机构。指接收和处理文件的单位。俗称“抬头”。除“公告”、“通知”外，公文一般应标明主要发文机关。主投递局的名称一般在标题下，写在正文上方左端的顶端位置。对于“决定”、“命令(令)”、“会议纪要”等语言，主发送机关可将其置于文末主题词下的抄送栏中，并在抄送栏中标注“主发送：”或“分发： ”,或与抄送机关一起使用“发送： ”。向上级机关请示，只写一个主要发送机关，如果需要同时发送其他机关，以抄送的形式。

3.文字。即公文的具体内容是公文的核心部分。当需要用序数符号表示层级时，一般排列顺序为：“一”为第一层，“(一)”为第二层，“1”第三层为“(1)”，第四层为“(1)”。行政规章应当根据需要按照章、节、条、款、项进行标注。正文位置在主送递机关下方。长篇公文一般由开头、正文和结尾三部分组成。文字的写法要从内容上讲清楚，什么问题什么问题准确。要旗帜鲜明。接收单位需要做什么，需要解决什么问题，准确理解。从形式上讲，组织层次清晰，文字简洁准确，标点符号准确，篇幅短小。

4、发证机关。指文后及附件下的发证机关名称。问题的位置

5.书面日期。以领导签字的日期为准。会议批准的文件以会议通过的日期为准，电报以发文日期为准，几个机构联合发文的，以最后一位领导签发的日期为准。写日期在公元，用汉字写。书面日期的位置一般低于发证机关。书面日期是文件生效和参考的重要依据，要求准确、完整、具体，不能忽视。

6.封印。印章是发证机关负责的文件，标志着文件的有效性。除会议纪要外，公文还要盖章。联合提交的非规范性文件可以由主办单位盖章。联合发文，应加盖联合发文机关印章。印章一般放在书写日期上，上边不压正文，下边骑年盖月。

7.附件。公文中有附件的，应当在正文后注明附件名称，有两个以上附件的，应当在签署文件前注明附件顺序。附件和主要部分应一起发送。如果不能装订在一起，附件的首页左上角应标明主要部分的编号和附件的序列号。

8.抄给当局。也就是说，需要知道公文内容的相关机关除了主送机关。在实际工作中，要注意几个方面：(1)抄送机关不能乱抄乱送，也不能乱抄乱送；请示文件不得同时抄送下级机关；对下级机关的重要公文，应当抄送直接上级机关；把文件转发给上级，不要复制给上级。

(三)文末包括关键词、抄送栏、签发机关和签发日期、份数等

1.主题词标在正文末尾的抄送栏。上报的文件用接收机关发布的词库中的文字标注，其他文件可以用机关制定的词库中的文字标注。标主题词一般选择3-5个单个短语，按照先内容后形式的顺序排列。标注关键词要准确规范。

2.“抄送”栏位于关键字下方，发布机构和发布日期栏上方。如果cc的范围涉及到各个机关，一般按照党委、npc、cppcc、法院、检察院、军队、政府部门的顺序排列。抄送机关的名称应为全称或标准化缩写。

3.发文机关和日期栏位于抄送栏下方，左侧标注公文签发机关名称，右侧标注签发日期。重新打印文档。在此栏中标明转载机构名称和转载日期。

4.打印件数标注在右侧发证机关和发证日期栏下，并标注“(共x份)”。

主题词、抄送栏、签发机关、签发日期栏和打印件用横线隔开。

公文从左向右横写。公文一般是a4型，左边装订。“公告”和“公告”的纸张尺寸应根据实际需要确定。