机关公文写作基础知识

公文写作基础知识

公文是一种非常重要的应用文家族。它是在党的机关、人大机关、行政机关和军事机关的管理和协调中形成的具有法律效力和规范格式的文件。

一、公文的功能

(一)公文的含义和特点

公文，简称公文，是法定机关和社会团体在公务活动中行使职权、实施管理而产生的具有法律效用和规范样式的书面材料(包括电报，下同)。它们是传达和贯彻党和国家的路线、方针、政策，发布行政法规和规章，实施行政措施，指导回答问题，指导、安排和协商工作，汇报情况，交流经验的重要工具。

官方文件的分类

根据公文的性质和使用范围，我国目前的公文可以分为两类：

1.通用仪器

(1)法律文件

(2)交易文件

2.特殊仪器

财经文书、司法文书、科技文书、军事文书等等

官方文件的主要特点：

1.合法性

2.政策

3.实际

4.及时性

5.正常化

(二)公文的作用(功能)

1.决策和领导角色(最重要的角色)

2.执行和治疗的作用

3.基础和凭证功能

4.官方联系和沟通的作用

5.宣传和教育的作用

二、公文的文体、结构、格式、文稿

(一)公文的文体

公文文体是指公文的表达方式，属于应用文体，但它不同于一般的应用文体，有其特殊的属性。56860 . 68686868666

1.公文规定使用现代汉语(即白话文)的书面语作为必须使用的符号系统。

2.公文有三种使用方式：说明、叙述、讨论。

(二)公文的结构

公文结构是指公文的组织结构，具有规范性和相对确定性。

公文一般由密级、保密期限、紧急程度、发文机关标识、文号、发文机关、标题、主要发文机关、正文、附件说明、书写日期、印章、说明、附件、主题词、抄送机关、发文机关、发文日期组成。

(三)公文格式(重点内容)

公文格式是指公文各部分的文字和符号排列在载体(纸张等)上的规定。).

1.公文纸主要技术指标

公文一般使用定量为60g/m2~80g/m2的胶印纸或复印纸。纸张白度85%~90%，横向耐折度15倍，不透明度 85%，ph值7.5~9.5。

2.文档纸张尺寸和布局尺寸

(1)文件纸的尺寸为：文件纸一般采用国际标准a4 (210mm297mm)。

(2)文档边距和编辑中心的大小为：

公文纸顶部(上白边):37毫米1毫米

文档纸的间隙(左白边)为：28毫米1毫米

版心尺寸为：156mm225mm(不含页码)

a4官方文件的边缘和中心尺寸

3.公文中图文的颜色

没有特别说明的公文图文颜色都是黑色。

4.排版规格和印刷装订要求

(1)排版规范：文字符号从上到下水平书写，从左到右。正文用宋字3号写成，一般每边22行，每行28个字。

(2)制版要求：版面干净、无底灰、字迹清晰、无折线、尺寸标准、版心不倾斜，误差不超过1毫米。

(3)印刷要求：双面印刷；页码设置正确，两边误差不得超过2 mm，印刷品坚实均匀；字面上没有花，没有白，没有断笔画。

(4)装订要求：正式文件要装订在左侧，不丢页。马订或平订是从两个指甲锯的外眼到

紧急程度为：的紧急文件包括‘非常紧急’和‘紧急’，紧急电报包括‘特别提及’、‘非常紧急’、‘紧急’和‘紧急’。标注紧急程度，用3号黑体，在版心右上角标注第一行，两个字之间留空白。如果需要同时标识密级和紧急级别，则密级的顶格标在版本右上角的第一行，紧急级别的顶格标在版本右上角的第二行。发布机构的标识符：由发布机构的全称或标准化缩写后跟“文件”组成。对于一些具体的公文，只能识别出发文机关的全称或规范化简称。发行机构标志的上边缘到版本的上边缘的距离为25毫米(字母为30毫米，订单为20毫米)。对于上报的公文，建议使用小标宋体logo，使用红色logo。字号由发证机关本着醒目美观的原则确定，但最大尺寸不得等于或大于22 mm 15 mm，如果联合行文机关过多，需保证公文首页显示正文。行政机关联合行文时，标注主办机关发文字号。

文件编号：由文件签发机关的替代字、年份和序号组成。发文机关标识下有两个空行，中间用3号仿宋体排列；年份，序号用阿拉伯数字；年份要标全称(1995不能缩写为95，xx不能写成04)，用六角括号“()”括起来；序列号不作为虚位置编号(即1不作为001编号)，单词“否”。未添加。

注意：中使用的右尖括号‘mao[xx]10号’和括号‘mao(xx)10号’不标准。

一条与版心宽度相同的红色反转线印在版号下方4毫米处。

发行人提交的正式文件：应标明发行人名称，该名称与文件编号右侧平行排列。单据号左边空白一个字，发行人名称右边空白一个字；发行人使用3号字体，后跟一个全角冒号。冒号后，发行人名称用3号斜体字标注。如果有多个发行人(会签人)，主办单位的发行人名称应放在第一行，其他发行人的名称应按发行机关的顺序从主办单位的发行人名称下的第二行开始依次排列，红横线下移，使发文字号与最后一个发行人名称在同一行，间距为4mm。

(2)主题

公文标题：在红色反行下面有两个空行，使用2号小标宋体(常见公文标题一般加粗)，中间可分为一行或多行；回去的时候要有完整的意思，对称的排列，适当的间距。

主送权限：标题下1行为空，左侧顶格标注3号仿宋体，回行时顶格保留；主发送机构的姓氏用一个完整的冒号来标记。如果主送机构名称过多，应将主送机构名称移至版注关键词下方，并复制到上方，识别方法与抄送相同。

公文正文：主要发送到机构名称的下一行，每个自然段留2个字空白，返回行顶部网格。不能返回数字和年份(一个阿拉伯数字，年份不能分成两行)。

附件：的公文如有附件，正文下一行左空白字标注3号仿宋体‘附件’，后面加全角冒号和名称。如果附件中有序列号，请使用阿拉伯数字(如“附件33601”。 ');附件名称后不得添加标点符号。附件应与公文正文装订在一起，并在附件左上角第一行的顶部标明“附件”。如果有序列号，序列号应该是

单个机关签发的公文，不在签署处签署签发机关的名称，只标注书写时间。书写时间为右空格4个字；盖章应距正文2 mm ~ 4 mm，正确，居中，按下书写时间，印章应为红色。公文最后一页的版式

b.有两种情况联合书写印章：

当联名书写需要加盖两个印章时，书写时间应打开，左右空7个字；主办单位印章在前面；两个印章都按下了书写时间，印章是红色的。只能使用相同的冲压方法来确保密封件排列有序。两个密封不相交或相切，它们之间的距离不超过3毫米.

联合行文需要加盖三个以上印章时，为防止印章空白，发文机关名称(简称)应安排在发文时间与正文之间。主办机关印章应在前，每排最多三枚印章，两端不得超过版心；最后一排，比如一两个封条，排在中间；印章互不相交或相切，书写时间在最后一行印章下用右空白标记。

联合编写的最后一份正式文件的版式

特例说明：当文档排版后留下的空白空间无法容纳印章位置时，应采取措施调整行距和字距，确保印章与文字在同一面，不应采用标注“本页无文字”的方法。

注：公文如有注释，用3号仿宋体，左边空白2号加括号在书写时间标记下一行。比如：(这个文件发到县团级，转发给所有党员)。“请求指示”应在备注中注明联系人的姓名和电话号码。

(3)版本注释

主题词：公文应当标注主题词。上文中应按上级要求标注主题词。‘主题词’左上用3号黑体字标注，后面全角冒号用3号小标宋体标注；标题之间空一个字。

cc : cc机关是指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应使用全称或规范简称，统称。如有公文抄送，应在主题词下一行；左边空字用3号仿宋体标注‘cc’，后面是全角冒号。回去的时候，冒号后对齐cc权限；在最后一个复印社后划一个句号。如果主送代理在主题词下移动，标记方法与复制代理相同。

版本注释示意图

发行权限和：的发行时间位于cc权限下(主题词下无cc权限)，占一行；用3号仿宋体，发证机关左边空格一个字，发证时间右边空格一个字。发布时间以公文付印日期为准，并以阿拉伯数字标注。