商务写作基础知识(最新)

商务写作基础知识(最新)

写商业信函并不要求你使用漂亮的词语。我们所需要做的就是用简单明了的语言准确地表达自己，让对方非常清楚地理解你想说的话。围绕这一点，我们总结了几个方面，希望能为你写商务信函提供参考。

1.口语

每一封信件都是你和收信人之间的交流。人都是感性的，所以你需要在信里表现出感性的一面。但是很多人有一个误区，认为写商务信函要用一种特殊的“商务口音”，所以写出来的信应该是热情友好的，平淡无奇，毫无生气。他们更愿意写“你的信已经收到”、“你的投诉正在调查中”，而不是“我已经收到你的信”或“我们正在调查你的投诉”。其实我们简单理解一下，每一次通信都不是和对方的对话。我只是把对话写在纸上。用一些简单明了的句子，以我/我们为主语，让我们的信件读起来温暖友好，就像两个朋友之间的对话一样简单、自然、人性化。

想象一下，如果你在电话里向你的伴侣道歉，因为你不能按时交货。我想你会说“很抱歉我们今天不能交货”。既然你在电话里这么说了，为什么要改成“今天不能发货已经退了”？放弃这种所谓的“商务口音”，让你的信件像交谈一样简单、自然、人性化。

2.语气和语气

既然你写的信都是有目的的，那么信中使用的语气语调也应该符合你的目的。写这封信之前仔细考虑一下。你想达到什么目的，想对接受者产生什么样的影响？是歉疚、有说服力、坚决、要求高吗？这可以通过信中的语气语调来表达。

3.诚挚

真诚是最重要的，也是最基本的，无论是生活中的沟通还是业务合作，所以你的信一定要充分体现你的真诚。无论你说什么，都要真诚地说出来。拿起写好的信，再读一遍。确保如果对方此时正在和你通电话，他会感受到你的自然和真诚。

4.直接的

和你一样，你的伙伴每天都要阅读大量的信件和文件。所以字母一定要简洁，短小精悍，切中要害。如果不符合主题或者不能有利于信的目的，请无情丢弃。因为这些内容不仅不能使交流顺畅，反而会迷惑观众，不仅不能让读者感兴趣，反而会让他们愤怒和反感。

5.优雅

我们这里所说的礼貌并不仅仅是使用一些礼貌的表达方式，比如你的友好询问，你尊敬的订单等等。而是要体现一种为他人着想，理解对方心情和处境的态度。如果你以这样的态度和别人交流，即使这次拒绝了对方的要求，也不会失去这个朋友，也不会影响以后合作的机会。

需要注意的是，当双方的观点不能统一时，首先要理解和尊重对方的观点。如果对方的建议不合理或者对你的指责不公平，请表明你的高姿态。你可以辩论和解释你的观点，但要注意礼貌，避免冒犯性的语言。

还需要提醒的是，中国有句话叫“嫌多不够”。什么事情都过分，但是效果不好。太多的礼貌可能变成奉承，太多的真诚可能变成幼稚。所以，最重要的是把握好“度”，才能达到预期的效果。

6.简单

如前所述，用简单明了的语言写信，这样你的信就可以简单、清晰、易懂地阅读。使用常用词，避免不熟悉或复杂的拼写单词。如果一个单词可以表达，不要使用短语。使用短句，因为它们更容易理解。少用“和”、“但是”、“每”、“一致”等连词，使句子冗长。不要在同一封信中使用多个意思相同的单词。比如你前面写了“货物已经发出”，后面提到的时候不要用“转发”、“派送”等其他词语。因为这样写，会误导你的读者不必要地去思考这些文字之间是否还有另一层含义。

7.准确

说到数据或具体信息，比如时间、地点、价格、文章编号等。尽可能准确。这样会让沟通的内容更清晰，有助于加快办事的流程。

8.定向的

请在电子邮件中写下另一家公司的名称，或者直接在信头写上收件人的姓名。这样会让对方知道这封邮件是专门写给他的，而不是群发的通函，由此可见其重要性。当然，如果你不能确认收件人的名字，在地址栏写上“亲爱的先生”或“亲爱的先生或女士”。

9.简单的语言

正如我们前面所说，商业信函不需要华丽的辞藻。根据西方的语言习惯，他们更喜欢使用简洁明了的语言。所以我们在商务上和西方人交流的时候，也要尽量避免华丽复杂的文字。比如“我们期待着一个光明灿烂的合作未来”更好地写成“我们希望将来有机会和你一起工作”，更符合西方人的语言习惯。

10.迅速及时地做出反应

对买方的回复必须及时。因为买家一般只看前几条回复，选择合适的供应商。如果你的回复不够及时，你可能会因为不能抓住第一个机会而失去商机。

11.标题

这是特别为写电子邮件。也许很多人没有意识到。其实邮件的标题是很重要的一部分，你的邮件给对方的第一印象就是通过标题。如果标题没有内容，看起来像是群发垃圾，很多买家会直接删除。比如题目“你好吗？”，“我们能一起工作吗？”建议您将其更改为“建议：光明创意进口-浙江纺织的合作机会”或“介绍3360我们为光明创意进口提供的产品”，这样你的邮件会更专业。

13.校对