应用文事务文书的写作基础知识

撰写实用写作事务文档的基本知识

第一节交易文件概述

事务性公文是机关、团体、企事业单位在处理日常事务时，用以沟通信息、安排工作、总结得失、研究问题的实用文体。

因为这种管理方式处理的日常事务也是公务，所以交易单据属于公务单据的广义范畴。它与狭义的公文(13类行政机关和14类党内机关)的区别在于：一是没有统一的文本格式；二是不能单独作为文件印发，必要时只能作为公文附件使用；第三，必要时可以向社会公开，或提供新闻线索(如简报)或通过媒体宣传(如经验总结、调查报告等)。).

第二节简报的撰写

简报是机关、团体、企事业单位内部，或在中心工作或重要会议上，用于交流信息、交流经验、反映情况、汇报工作的期刊文本载体。其特点是文字短小、内容新颖、反应迅速、形式生动。

首先，演示的类型

演示文稿的名字有很多，比如《简报》、《简讯》、《信息》、《动态》、《通报》、《通讯》、《内部参考》等等。不同角度的演示有不同的分类，根据内容可以分为三种。

1.综合简报

它全面、综合地反映了编辑发行单位的工作进展概况、思想动态和成绩缺点。综合简报常年定期编发，比如《情况反映》是某大学党委和校长办公室编的。

2.中心工作简报

主要是为了协调推进某中心当前的工作，掌握思想动态，交流推广经验而编发的。大部分中央工作简报在一定时期内不定期发布。例：某市委线路教育领导小组编制下发的《工作动态》。

3.会议简报

报告会议概况，反映会议讨论的经验和问题，传达贯彻会议精神和决议。会议简报用于大中型会议，根据会期和规模，会议期间只能编辑和分发一个或多个议题。例：《路教工作简报》某校代表大会秘书组编发。

二、简报的准备

(a)表头

简报首页前1/3用分割线与稿件分开。表头由以下四个要素组成：简报名称一般以红色、居中、略大的字体打印；2.期数，直接打印在简报名称下；(3)、编印机，一般为简报单位办公室或中心工作领导小组和会议秘书处(组)，要求在分割线的左上方打印全称或规范简称；(4)、出版日期，印在分割线的右上角，要求日期完整。除以上四个要素外，视简报内容和保密要求，还可增加简报编号、分类(或使用范围和要求)等要素。

(2)手稿

根据文体性质和稿件来源，呈现风格可分为四种：一是报道风格，及时、简洁、准确地叙述和报道部门、行业、系统和领域的最新新情况、新发展。它的风格很像动态新闻，动态信息。二是总结式，类似于综合新闻的简报式，是在众多稿件来源的基础上编辑而成。它信息量大，结合点面可以反映全局；第三是总结，文章是一般意义上的总结，但内容比较典型，值得推广，可以发挥其一般的引导作用；第四种是引用，即将其他单位有参考意义的材料全部或部分提取引用。

1.评论

注释是代表简报准备机构所做的声明，它解释和评估手稿及其使用，例如解释mat的来源

笔记可以分为三种：一是解释性笔记，类似于前言，主要介绍文稿的制作过程、作者情况和主要内容；二是暗示性评论，侧重于了解和揭示简报内容或提醒当前实践中应注意的事项；三是指示性笔记，经常引用领导原话或上级指示，结合简报内容对实际工作提出指示性意见。

2.标题

根据表现风格，标题也写得不同。比较动态的内容使用单行新闻标题，简单生动的说明事实，揭示中心。在摘要演示和其他风格的演示中，文章通常用作标题。

3.目录

简报文稿通常是一期，也可以根据需要，一期可以是一组性质相近的文章。如果是一组文章，在页眉下要设计一栏“目录”，先把每篇文章的标题印在这里，然后每篇文章依次发表。

4.文本

由于风格不同，演示文稿正文的格式也有很大不同。报道式和摘要式的新闻结构往往是前有引导，后有主题和背景等，摘要体可以在简报中完整地发布“摘要”；引用的正文和引用的文章不一样，正文可能是一个片段的章节，也可能是整篇稿子。

(3)报告结束

在简报最后一页的下1/3处，与稿件部分用分割线隔开，右侧用另一条与分割线平行的横线标明标本期简报的“报、送、送”单位名称。

第三节计划和总结的编写

一、计划的编写

计划是一种事务性文件，在这种文件中，一个单位或个人设计并安排在未来某一段时间内要完成的工作，从目标、任务、要求到措施。

(a)计划类型

不同种类的计划可以从性质、内容、时间等方面进行划分。文件计划有三种形式，分为目标、要求、措施和步骤。行文严谨具体，内容重要，有一定篇幅；基于规定的计划，主要列出任务，很少涉及措施和步骤；表格计划通常用于项目多、共性大的内容，有时辅以适当的文字描述，使计划简洁明了。

计划是一个总称，如计划、大纲、设想、计划、要点、方案、意见、安排等，都是根据计划目标、时间、内容的不同而命名的。

规划是一种时间跨度长(三年以上)、范围广、内容比较笼统的规划。示例：《学代会简报》。

大纲和规划是一样的，都是各级领导机关为了按照战略方针实现总体目标，对某一地区或某一事项所作的长期安排。区别在于大纲比计划更有原则性和概括性，一般只对工作方向和目标提出方案要求和指导措施。示例：《市城市建设总体规划》。

假设是一个粗略的、初步的、预备性的非正式计划。相对来说，它的应用时间比较长。示例：《市2000年经济发展纲要》。

计划也是一个粗线条、想法不成熟的非正式计划。与假设相比，其内容范围并不大，考虑近期做什么。示例《市拓展就业安置门路的设想》。

要点是选择计划的主要内容，使其简洁突出，适用于时间相对较短的计划。示例：《学校争创文明校园的打算》。

该方案从目标、要求、方式、方法和进度等方面部署了具体、全面、可操作性强的计划。方案一适合特殊工作，实施往往需要上级批准。示例：《局19年工作要点》。

意见是粗线计划，适用于上级给下级分配任务，提供基本思路和方法，说明政策，提出要求等。示例：《市住房分配制度改革实施方案》。

安排是一种需要在短时间内完成的计划，范围小，内容单一，安排具体。示例：《公司关于下属企业19年扭亏增盈全面提高经济效益的意见》。

(二)计划的编写方式

1.标题？计划的标题一般由四部分组成：制定计划的单位名称、适用时间、内容性质和计划名称。根据计划文本的成熟度，可能会出现第五部分，即

2.简介？计划通常有一个“序言”段落，主要指出制定计划的指导思想，说明和分析基本情况。前言应简明扼要，以明确说明制定该方案的必要性和实施的可行性，并强调避免陈词滥调和空谈。

3.主题？如果引言回答的是“为什么”的问题，那么题主就要回答“什么”、“如何”、“何时”的问题。

目标和任务首先要明确指出总体目标和基本任务，然后根据实际内容进一步细化具体任务的数量和质量指标。必要时，将指标进行定性和定量分解，以使总体目标和任务具体明确。

方法和措施用什么方法和措施来保证任务的完成和目标的实现，这是计划可操作性的关键环节。所谓途径和措施，就是要知道要调动什么力量，要创造什么条件，要消除什么困难，要采取什么手段，要采取什么途径。这需要既熟悉实际工作又有远见，关键在于实事求是的精神。只有这样，制定的措施和方法才是具体的、切实可行的。

时限和步骤工作可以分为顺序、优先和紧急，过程有一定的阶段。因此，应根据计划中的具体情况，提前计划好操作步骤、各项工作的完成时限和责任人。只有这样，责任才能明确，操作才能有序，执行才能正确。

4.存款？在正文右下角签名。

二、写作总结

总结是指单位或个人对过去一段时间的实践活动进行系统的回顾、归纳、分析和评价，从中可以定期了解事务性文件，以指导今后的工作。

(一)总结的类型

不同类型的总结可以从性质、时间、形式等角度进行划分，从内容上主要有综合总结和专题总结两种。综合总结，又称综合总结，是对一定时期内的各项任务进行综合回顾和检查，然后总结经验教训。专题总结是对某项工作或问题，特别是推广成功经验的专题总结。总结也有各种别称，如自考评价和报告、复习、总结等。

(二)总结的方式

1.标题？

文件标题一般由单位名称、时限、内容、体裁名称组成。示例：《系第周工作安排》。

文章式标题用单行标题概括主要内容或基本观点，没有摘要字样，但可以提示摘要内容。比如企业《市19年再就业工程实施方案(讨论稿)》的专题总结，大学《局 19年度拥军优属工作总结》的专题总结。

两行标题是将文章标题和文档标题分别作为正标题和负标题。题目揭示观点或总结内容，负标题指出单位、时限、性质、总结类型。示例：《技术改造是振兴企业之路》。

2.文本

前言一般介绍工作背景、基本概况等。并且还能说明和总结主要思想并做出基本评价。开头尽量简洁明了。

主体应包括主要工作内容、成绩与评价、经验与认识、问题或教训等。这些内容是总结的核心，可以纵向写，也可以横向写。所谓纵向结构，就是根据主要内容从所做的工作、方法、成果、经验、教训等等来划分。所谓横结构，就是根据材料的逻辑关系把材料分成几个部分，按顺序加题，一个一个写。

结尾作为结束语，可以用呼应主题、指出努力方向、提出改进建议或表达决心和信心等文字来结束，简短而工整。

3.签名？一般在正文右下方签名的时候。如果是专门针对报刊杂志或者简单报刊的交流经验总结，应该在标题下面中间签名。

第四节调查报告的撰写

完成调查后，人们应该写一份调查报告，以便将调查结果变成文字。那么调查报告是什么样的文章体裁呢？调查报告是以调查研究结果为基础，反映客观事实的书面报告。因为调查报告是调查分析、实践与理论、客观与主观相结合的实践文体，是从调查目的到社会经济效益的桥梁和工具，在人类的社会生活、经济活动和其他实践活动中发挥着非常重要的作用。

一、调查报告的类别

调查报告也有别称，比如调查报告、调查报告、xx调查。

根据内容的性质，调查报告有六种：

(一)专项调查报告。

这是为某件事或某个问题写的调查报告。可以及时揭露现实生活中的矛盾，反映群众的意见和要求，研究急需解决的具体实际问题，根据调查结果提出处理意见、对策或建议。

(二)综合调查报告。

这是一份基于对众多对象及其基本情况的全面调查的报告。它全面、系统、深入、篇幅长。它与专项调查报告的主要区别在于它的全面性。它使读者能够从报告中看到一个相对完整的“鸟瞰图”

(三)理论研究调查报告。

这份报告是为了学术研究而写的。它的特点是收集、分类、整理数据、提问和报告结论。大多发表在学术期刊或学术著作上。

(四)实际建议型调查报告。

这是一份因实际工作需要而编写的调查报告，其主要内容是从调查中获得的用于预测、决策、决策和解决问题的材料和相关建议。

(五)历史调查报告。

这是根据历史情况要求的调查报告。它可以帮助人们了解某件事或某个问题的史料和真相。

(六)调查报告的真实性。

它是通过调查一些正在发生和发展的现实生活而形成的调查报告。通过它，人们可以理解和认识某些事物和问题的客观现实，并以此作为其他认知活动的依据或参考。

二、调查报告的撰写

调查报告的写作方法如下：一、熟悉调查报告的结构特点；二、掌握调查报告的写作程序。

首先，我们来看看调查报告的结构特点。一般来说，调查报告的内容一般包括：标题、简介、概述、数据统计、理性分析、总结与结论或对策、建议、附材料等。根据这些内容，调查报告的结构包括标题、引言、正文、结尾和签名。

(1)标题

调查报告中有两种标题：单标题和双标题。单个标题就是一个标题。书名有两种：官名和文章名。公文标题为“主题语言”，如《我们是如何实行教学与科研相结合的？》。文章标题，如《知名教授上讲台 教书育人放异彩—— 大学德育工作总结》；二是注明通过调查获得的作者意见的标题，如《浙江省农村中学语文教学情况的调查报告》。所谓双标题，就是两个标题，一个题目，一个副标题。比如《市的校办企业》。

(2)引言

入门也叫入门。是调查报告的前言，简洁明了的介绍调查情况，或者提出全文的引言，为正文写作做铺垫。常见线索有：

1.引言。简要介绍调查的主体、对象、时间、地点、方法和过程。二、概述。总结调查报告的内容(包括主题、对象、调查内容、调查结果和分析结论等。).第三，可解释的线索。即简单介绍和说明题目的由来。

(3)文本

正文是调查报告的主体。它叙述了从调查中获得的事实和有关材料，讨论了所作的分析和综合，并解释了调查和研究的结果和结论。文本的结构有不同的框架。(1)按逻辑关系排列材料的框架包括纵向结构、横向结构和纵横结构。在这三种结构中，人们往往采用垂直和水平结构。(二)按照内容表达的层次，框架为：“情况——结果——问题——建议”结构，多用于反映调查报告的基本情况；“结果——具体做法——经验”的结构，多用于介绍经验的调查报告；“问题——原因——意见或建议”的结构多用于揭示问题的调查报告；“事件过程——事件性质结论——处理意见”的结构，多用于揭示案件的调查报告。

(4)结束

最后的内容大部分是调查人员的意见和建议，是分析问题、解决问题的必然结果。调查报告的结尾方式主要有补充、深化、暗示、激励等。

(5)存款

调查报告的签名应注明调查人员的——单位和个人的姓名，以及完成时间。如题下注明调查人员，可在签约时省略。其次，要把握好调查报告的写作程序。调查报告的撰写应经过以下五个程序：

(一)确定主题

主题是调查报告的灵魂，对调查报告写作的成败具有决定性的意义。所以要注意确定主题：报道的主题要与调查的主题一致；根据调查分析结果，重新界定主题；主题要小而集中；尽量与标题保持一致，避免与标题不匹配。

(二)权衡材料

首先要选择与主题相关的材料，抛弃与主题无关的材料，使主题集中、生动、突出。其次，要识别和选择材料，这样不仅每个材料都有用，而且一个可以作为十个。

(3)草拟提纲

这是调查报告构思中的一个关键环节。调查报告中有两种提纲，一种是观点提纲，按照逻辑关系逐一列出调查者在调查研究中形成的观点。另一种是基于项目的大纲，即按照层次意义表达的章、节、项逐一编写大纲。也可以把这两个轮廓结合起来做一个轮廓。

(4)起草报告

这是调查报告的撰写阶段。根据已经确定的主题、选定的材料和写作大纲，写作要有条不紊地进行。在写作过程中，要从实际需要出发，选择语言、标点和表达方式，注意段落的灵活划分。

(5)修改报告

报告起草后，要认真修改。主要是检查报告的主题、材料、结构、语言、标点符号，并进行增删改调。完成这些任务后，可以提交或发布最终版本。