公文写作基础知识讲义:公文的格式要素

公文写作基础知识讲义：公文格式要素

公文有规定的格式，公文应当按照规定的格式书写。这样可以保证公文的完整性、准确性和程序化，方便公文的处理，提高运行公文的工作效率。

正式文件的格式要素一般包括：

(a)发行机构(版本)

发证机关为公文作者，发证机关应写出机关全称或规范化简称。同级政府、政府部门、上级政府部门、下级政府可以联合撰写文章，各级政府及其部门也可以与同级人大常委会、军队、人民团体、事业单位、行使行政管理职能的公司联合撰写文章。几个机构联合写文章，先安排主办机构。

版头是发行机构的标志。目前，我国使用的公文标题有三种：

1.由发证机关全称或标准化缩写加“文件”二字组成，以大字母为中心，印在文件首页上方，俗称“大版”。如《浙江省人民政府文件》、《浙江省人事厅文件》。

2.发行机构全称或标准化缩写加括号标注流派名称，俗称“小版本”。如《浙江省人民政府(通知)》、《市教委(函)》。

3、印有发证机关全称的公函纸，为抬头。

至于几个机关联合行文，可以用公文主持一个机关的版本，也可以用所有联合行文机关的版本。

(二)公文号[ht]公文号是在同一份公文上打印若干份时，每份公文的序号，位于版头左上角，标有阿拉伯数字，以把握每份公文的流向。绝密和机密文件应当标明编号。

(三)密级[〔ht〕]公文的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三种，由发文机关根据《_____保守国家秘密法》、《实施细则》、中央和国家部委、办公室、局关于国家秘密具体范围及其密级的规定确定，并标注在本版左上角“公文号”下。其具体标识为“”，标注前保密等级和后保密期限。未标明保密期限的，可以分别按照30年、20年、10年确定绝密、机密、秘密。

(4)紧急程度

紧迫性是指对文件传递和处理速度的要求。紧急公文分为“极其紧急”和“紧急”，分别标注在版头左上角“密级”下。电报分别标为“急”和“急”。

(5)文号〔ht〕文号是指发证机关编制的正式文号，简称文号。由发证机关代发字、签发年份、签发序号三部分组成。出版年份用六角括号括起来。如1998年国务院发布的12号文件，文号为“国发[1998]12号”。帖子号位于版头和红线中间。如果是官方信笺制作的，则位于标题的右上角。几个机构联合发文，一般只注明主办机构发文数量。

(6)发行人不同于签字人。签名是指一些需要以本机关行政首长名义签发的公文，需要签名或者盖章后才能签发。发行人有两种情况：一是代理机构负责人在批稿后签字，同意发行；二是向上级机关报送请示、报告时，必须注明发行人。这是指后一种情况，即发行人的名字贴在邮政编码abov的右边

1、批准或转发文件的标题，一般由批准或转发机关的名称、被批准或转发文件的标题、语言三部分组成。比如《国务院关于加强血吸虫病防治工作的决定》。批准和转发公文标题，要杜绝介词和语言的重叠，如“关于”中的“关于”、“通知”中的“通知”。同时需要注意的是，除已批准的规范性文件的标题外，原标题不增加任何标题。

2.公文的主要内容应当简明准确地概括。比如某市人民政府清理了历年制定的规范性文件，有几十个是应该废止的。在发文时，显然不可能将这些被废止的规范性文件的标题全部列为理由。即使只写一个，加“等”字也嫌长，但概括为“废止部分规范性文件”，简洁明了。

3.在起草标题的时候，一定要准确的选择和标注体裁，不能自己创作体裁。

4.标题的编排要对称美观。除一行标题字数较少外，两行以上可排列成宝塔形，或等长的双平行形或三平行形。转行时，不要拆开特殊名词甚至人名、地名、机构等词。

5.除了书名的使用，公文标题一般不加标点符号。如果标题太长或需要在中间暂停，可以用空格或新行来表示。例如，国务院决定依靠科技振兴农业

(八)主要送达机关

关于加强农业科技成果推广的决定

主送机关是发文机关要求办理或回复公文的其他机关。除直接向社会发布的公文外，公文一般应在正文前标题左下方的顶框内写上主送机关名称。

应注意确定主要交付权限：

1、政府部门应当按照本级政府的授权和权限规定，可以直接向下一级人民政府报告。

2.对于要求的正式文件，要坚持一送一的原则，不要多阵地送；除特殊情况外，不允许越级请求。双重领导下的机关请示，应以主送机关和副本机关的内容为依据，由主送机关负责答复。除领导直接交办的事项外，请示不得直接发送给领导。

3、对下级请求的答复，只能发送给原请求机关(单位)、有关机关(单位)，并附复印件。

4.主送机关应书写规范的通用名称，如xx省人民政府的通用送文文件，主送机关应书写“市县人民政府、各地区行政公署、省政府直属单位”。

(9)文本

正文是公文的主体，反映公文的具体内容。紧接在主送稿机关之后，正文要写在两个空白处。(写作见下文)

附件

附件是根据文本需要附加的补充文本或提供参考材料的文件或资料。附件附在正文之后。

(十一)印章

印章是权威的象征。公文印刷，是公文制作机关确认公文的有效性。印章印在公文的右下端，不压上面的文字，骑年盖月。印章应清晰正确。联合报送的非规范性文件应当由主报机关盖章，但应当在首页注明会签机关的发行人名称。联合发布的公文应当加盖公章。以行政长官名义书写的公文，前面有一个帖子，后面有一个签名章。党的文件、一般文件和特定版本的文件不加盖发证机关的印章。这与国家行政机关的官方文件有很大的不同

(14)主题词[【ht】]主题词是由本公文中提到的主题词用规范的词和语言组成，以便日后根据公文的主题和语言进行检索。制作公文主题词列表，是为了方便准确选择列表中的词，防止随意性。上报的公文应当标注《上级机关公文主题词表》规定的主题词。一个文档至少用两个关键词，一般不超过七个。比如《国务院批转国家土地管理局关于部分地方政府越权批地情况报告的通知》号文件有四个关键词：“企业”、“运营”、“效益”、“通知”。由此也可以得出结论，主题词必须正确反映公文的内容特点和归属类别，要有层次性，不能与标题混淆。

(15)复制权限

农民工cc机关是指应该知道本公文内容的相关机关，虽然不主办。抄送机关的名称应当写在公文末尾“关键词”后的两条等长平行细实线内。

(16)发证机关和时间

发证机关是发证机关的办公部门；打印时间，通常是打印时间，被放在cc权限的细实线下。