商务公文的写作技巧

商务文件的写作技巧

想写公文，首先要明白什么是公文。小编收集商务公文的写作技巧。欢迎阅读。

所谓公文，是公文的简称，是国家机关在行政管理过程中，按照规定的格式为办理公务而制作的书面材料。正式文件的种类主要包括：命令、提案、决定、公告、通知、报告、请示、答复、意见、信函和会议纪要。

在各类企业中，所指的正式文件一般为业务文件，主要分为介绍报告、请示、会议纪要、工作计划要点、公司及产品介绍、信函、演讲稿、可行性报告、工作总结、市场调研报告、说明等。

起草正式文件的步骤和方法

公文写作的步骤和方法一般与一般文章相似。然而，由于公文的性质、功能和写作要求的不同，在撰写公文时存在一些需要特别注意的问题。

公文的起草通常按照以下步骤进行：

首先，明确文档的主题

任何正式文件都是根据工作的实际需要准备的。因此，在写作之前，我们必须首先了解帖子的主题，即帖子的主题和目的，包括以下内容：

1.文件的中心内容是什么？比如相关工作的改进主要提出现状。存在哪些问题，解决方法，以及需要协助的事项；如有要求，请上级部门回复或解决问题。

2.根据文件内容，你打算用什么语言？比如汇报工作情况，是写专题报告还是简报；针对下级沟通中反映的问题，是写指令还是回复，或者是规定性质的通知等。

3.定义发送文档的范围和阅读对象。比如向上级汇报工作，或者向有关单位宣传介绍经验；是供领导和相关部门人员阅读，还是传达给所有人员。

4、明确文件的具体要求。比如是否要求对方了解，或者要求对方答复，是否由接收机关执行，或者参照执行，研究参考，征求意见等。

总之，要明确采用什么方法，主要说明什么问题，达到什么目的。只有熟悉这些问题，我们才能动笔。

二是收集相关信息，进行调查研究

在明确了帖子的目的和主题后，我们可以收集材料，围绕这个主题进行一些调查研究。当然这要根据具体情况，不是每一个要写的公文都要进行这一步的工作。比如写一个简短的通知和公告，一般来说不需要做专门的收集资料和调查研究的工作。明确了帖子的主旨之后，稍微考虑一下就可以开始写了。但是问题比较复杂，需要具体分析归纳。比如起草长文件、工作计划、工作总结、规章制度、工作指令等时。往往需要收集相关资料，进行进一步的调查研究。

对于要写的公文，如何收集材料，进行调查研究？首先，收集和阅读相关的书面材料；二是在实践中收集生活资料。比如起草部门年度工作计划，需要查阅去年的工作计划和工作总结，参考先进企业的类似工作计划等。并且还研究了本部门今年面临的形势，以及今年中心任务的要求。

总之，资料的收集和调查研究是一个酝酿的过程，为了掌握全面而大量的资料去了解问题的各个方面，然后经过分析和思考产生理解的飞跃。

第三，拟定大纲，安排结构

在收集资料的基础上，拟定写作提纲。大纲是要写的文件的主要内容，它的主要框架是勾画出来的，以便在

提纲可以根据公文的具体情况、个人习惯、写作水平来细化。对于一篇短文，可以大致安排一下文档的结构，先写什么问题，再依次写什么问题，主要分为几层意思等。对于一份又长又重要的文件，往往需要拟定一个详细的提纲，包括文件分为几个部分，每个部分又分为几个问题，每个问题的题目和要点以及用什么具体材料来说明。大纲不需要很多字，也不需要细看字。当然，需要集体讨论或送领导审阅的大纲除外。

写提纲是一个非常重要的构思过程，文件的基本思路可以由相关人员集体讨论修改，使提纲日臻完善。对于两人以上写的文件，更需要一起研究和写提纲，避免重复、脱节或矛盾。

第四，落笔并起草文本

结构安排好后，要明确陈述，紧扣主题，按照要求所列顺序写正文。写作要注意两点：

1、要旗帜鲜明，用料得当。也就是说，要用意见指挥材料，让材料为意见服务。材料的使用要能说明问题，做到材料和观点的统一。在写作中，要注意观点清晰，用词不要模棱两可，模棱两可，或者模棱两可。如果观点不清，那就是混淆。有些文件，只有意见，没有实际材料，会让人觉得抽象、空洞、缺乏依据、缺乏说服力。但如果只是罗列材料，没有明确的观点，会让人搞不清应该说明什么问题，也不会明白发帖的意图，尤其是情况报告和工作报告的介绍。

2.简洁明了。要写的文件既要省字、缩短篇幅、简洁通顺，又要注意问题的澄清。

五、反复检查，认真修改

初稿写完后，要认真修改。写文章需要努力。自古以来，好的文章都是反复修改的，书面文件也是如此，特别是重要的文件，往往要经过几稿才能通过。

1.主题的修订。看主题是否清晰，主题讨论是否集中，主题挖掘是否深刻。

2.观点的修正。修改公文要考虑观点是否正确，表述是否有问题。

3.材料的修改。材料是文件的基础。如果你有正确的观点，你应该通过适当的材料来展示。

4.结构修改。修改文档结构，包括对文档整体结构的修改，使全文更加严谨。

5.关于语言精炼。主要是修饰句子不流畅，用词不规范，标点符号不规范。

修改工作要认真做，一定要有足够的耐心，不断改进。

几种常见的业务文档

求指示

请示是下级用来向上级请求决策、指示或批准的批文件。

请示的特点

第一，针对性。只有在本单位职权范围内不能决定的重大事项，如重要决策、重要决策、人事安排等问题，以及工作中遇到的新问题、新情况或不可克服的困难，才能写成“请示”。请示上级，决策，回答，批复。所以，‘请示’针对性很强。

第二，一批。请示是一种有针对性的向上行文，上级领导必须对上报的请求给予明确的“答复”，不管他们是否同意。

第三，单一性。一般只需向一位书面领导请示，即使需要同时提交给其他领导，也只能复印。

第四，时效性。请示是指单位当前工作中的情况和问题，取得上级单位指示和批准的正式文件。如果能及时下发，问题就能及时解决。

请求的分类

根据不同的内容和性质，请求被分开

第一，表头。主要包括两项：标题和主要交付权限。

1.标题。请求的标题一般有两种写法：一种是发布机关的名称，原因和语言的构成。如《***组关于********的请示》；另一种由事件和语言组成，如《关于*******的请示》

2.由文领导。每个请求只能写一个领导，不能多次请求。

二、正文，其结构一般由开头、主体和结语组成。

1，开始。主要说明请示的理由。

2.主题。主要说明请示，是向上级机关提出的具体要求。这部分内容要单一，只要求一件事。

3.结论。在另一段中，它的习惯用法包括‘如果没有，请给予指示’，‘如果没有，请答复’，‘上述请求批准’，‘上述请求批准，请求批准’或‘如果上述请求没有问题，请转发给各部门执行’。

三、尾部，其主要结构是签名和书写时间。

请示中需要注意的问题

一、一文一物的原则。

二、材料属实，不要把情况编给领导审批。

三、理由充分，请示事项明确。

第四，语气平实认真，以引起上级的重视。

报告

报告是下属向上级汇报工作，反映情况，提出意见或建议，回答询问的一种向上的宣示性公文。

“报告”是一种陈述性文体。写作时要以真实材料为主要内容，以概括性叙述为主要表现形式。“报告”是行政公文中向上的语言。写“报告”的目的是让上级掌握本单位的情况，了解本单位的工作情况和要求，使上级领导能够及时给予支持，从而为上级处理问题、安排工作或做出一定决定提供依据。发布报告的目的是“充分利用局势”。因此，报告的内容应注重陈述事实，客观反映具体情况，不要使用过多的讨论和解释，以笼统的方式表达，并使用委婉、谦虚和不带有强制性的语言。

报告的特点：

一、汇报的目的是汇报工作、情况、建议、回答等。向上级报告，这是不直的

上级机关接到请求后，正面回答了报告中的问题，所以没有请示，这是它与请示的重要区别之一。

二、报告一般不提及建议或意见。对某一领域或某些部门报告中提出的建议或意见，如果确实需要落实，建议上级部门批准，交有关部门执行。报告一经批准，将作为批准文件的附件发布，其权限取决于或附属于批准机关。

第三，报告内容不具备“请示”那样的“一文一物”的要求。它可以在一个公文中综合报道几件事，层次结构比较复杂。

四、报告广泛用于下级向上级反馈信息，是上下级沟通的重要形式。也是下级机关及时向上级机关报告工作、反映问题、提出建议必须履行的工作制度。

报告类型

报告的类型和内容主要包括：报告报告、答复报告、报告报告和日常工作报告。

写作风格

报告的结构一般由标题、正文领导、主体、签名和撰写时间组成。这里有一些写报告的方法

一、报告

汇报报告主要是指下级向上级汇报工作、反映情况的报告，一般分为两类：

1.综合报道。这种报告是单位工作到一定阶段，就工作的总体情况写给上级的可报告的报告。其内容一般包括工作进展、成绩或问题、经验或教训、对今后工作的意见或建议。本报告的特点是全面、概括和简洁

可报告报表主要用于下级向上级提交文件和对象的报表。一般一两句话说明提交文件或对象的依据或目的，以及与文件和对象相关的事项。

四.日常工作报告

日常工作报告是根据工作需要，由下级向上级编写的报告。例如财务报告、费用报告等。

通告

公告是用来公告企业内外重要事项的文件。

公告的撰写

公告是一份严肃庄重的公文，内容简单，篇幅短小，表达直白，语言简练。

一、标题。

公告标题有三种：一种是完整的标题，包括发布机关、主题和语言；二是发证机关及以上两种语言多为政府机关使用；有些语言只有标题下的《公告》等，有时可以根据公告单独编号。

二、正文

主体一般由一个主题和一个描述组成。

主要思路分为单独的几段，这个公告的主要内容用一句话概括。

说明公告的依据和事项。一般以‘特此公告’作为结尾的结论。

三.存款和日期

公告日期可标记在标题下或公告末尾。重要公告张贴地点除注明发布单位外，还应注明发布地点。

会议纪要

会议纪要是记录和传达会议情况和约定事项的文件性文件。用于各机关、企事业单位召开的工作会议、座谈会、研讨会等重要会议。

会议纪要通过记录会议的基本情况、会议结果和议定事项，全面反映会议精神，使与会人员有统一的认识，传达会后组织全面、如实开展工作的依据。同时，“会议纪要”可以多方位书写，具有报告、发布、与同级单位沟通等功能。

会议记录的书写

会议纪要一般由头、身、尾三部分组成。各部分的写作要求如下：

第一，表头。这一部分的主要内容是标题。有些会议记录还包括开始时的书面时间和其他事项。会议纪要的标题通常由会议名称和语言组成。比如《*****公司******会议纪要》。

二、正文。会议纪要的正文结构由前言和正文组成。

1.序言。首先，对会议的名称、时间、地点、主持人、主要议程、与会者、会议形式和主要结果进行总结。

2.主题。它是保密会议的核心内容，主要记录会议情况和会议结果。写作时，要注意围绕中心问题，准确清晰地表达会议的基本精神，特别是会议形成的决定和决议。会议上有争议的问题和不同意见必须如实反映。

第三，尾巴。包括签名和书写时间。

电子公文

随着网络的发展，传统的办公模式正在发生革命性的变化，这主要是因为通过电子邮件进行文档标记。但是国内缺乏实现在线文档阅卷的软件，文档容易被复制篡改，企业的办公模式无法真正实现无纸化。

电子正式文件的编写

电子公文主要由主题、事项或附件组成。

一、收件人/人员

二、抄送单位/人

第三，主题。相当于公文的标题，比如《关于***请示》，《关于****报告》。

四.重要。公文的主要内容，包括目的和事项(与日常公文协作方式一致)，如提供相关文件或报告，可作为附件发送(注明)。

五、签名。签名和书写时间

建议将程序提交给直接领导。