公文写作：公文基础知识

公文写作：公文基础知识

公文的选择基于：一、写作目的；二是发证机关的权威性；第三，与主要派遣机关的写作关系。小编收集官方文件用于写作。欢迎阅读。

一、正式文件的主要语言：

国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》《公文种类》第二章确定了“命令(令)、决定、公告、通知、通报、提案、报告、请示、答复、意见、信函、会议纪要”等13类14种文字。

公文的选择基于：一、写作目的；二是发证机关的权威性；第三，与主要派遣机关的写作关系。

常见的错误有：语言选择不当、语言混用、创造语言等。

几种常用语言之间的差异：

(a)请求和报告

“请示”和“报告”都是上写，在行政机关公文中使用频率高，容易混淆。常见的问题主要有：在“报告”中向上级机关提交“请示”，要求上级机关答复(答复)，容易耽误工作。因此，在撰写“请示”和“报告”时，要特别注意两者在八个方面的区别。

第一，功能不同。“请示”是请求上级指示和批准；“报告”是指向上级机关报告工作、反映情况、提出意见和建议、回答上级机关的询问、提交文件和文章等。

第二，内容不同。“请示”是单位无法解决或按规定需经上级批准后才能执行的事项；“报告”是指本单位职责范围内的重要工作或应由上级机关知晓的事项。

第三，容量不同。“请示”应该是一回事；“报告”可以一次上报，但不得携带请示事项。

第四，时间不同。“请示”要提前写好；报告可以写在活动之前、期间和之后。

第五，范围不同。“请示”一般只送上级机关，不允许送上级机关；《报告》可以发送给几个相关的上级机关，其他上级机关也可以发送副本。

第六，待遇不同。上级机关接到下级机关的请示后，要及时批复批复(批复)，这是一个办理件，下级机关接到上级机关批复(批复)后要执行；上级机关接到下级的报告后，主要是了解情况，不需要答复，下级不需要等待上级的答复。

第七，长度不同。“请求”的长度相对较短，一般不超过1500字；《报告》篇幅相对较长，但一般不超过3000字。

第八，结论不一样。在“请示”的最后，“此处请示，请予指示”、“请审请示”等。“报告”是指“专题报告”和“专题报告”。

(二)请求和信函

“函”是指不属于机关协商工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项的文件。“函”可分为商务函、询价函和批准函(请求批准函和批准函)。“函”在公文中应用广泛，其主要功能有两方面：一是互不隶属的同一系统各部门之间的查询和回复；第二，请求平行或非附属职能部门批准相关事项，不要“请示”或“报告”，而要使用“请求批准函”。

在公文写作中，很容易将“请示函”误认为“请示”或“报告”。与平行或非附属机构一起书写时，不宜使用“请示”或“报告”。“请示”和“批准函”有严格的区别，主要包括：

第一，类型不同。“请示”是向上的风格；“请求批准函”是

第五，回复有不同的处理方式。“请示”事项须经上级机关和下级机关批准；“请求批准函”的相关批准事项应由接收单位予以回复(批准函)。

(3)报告和总结

“报告”是一种向上的语言，主要作用是向上级汇报工作，反映情况，回答上级的询问。“总结”不是公文体裁，但在实际工作中，有些起草人把工作总结作为公文体裁，比如在公文标题中使用“某单位2007年xx工作总结”，带有工作总结，这是错误的。工作总结其实就是向上级汇报工作，可以直接用“汇报”的语言，发送给上级(可以由多个领导发送)，抄送相关部门。如果将上述公文的标题改为“某单位2007年xx工作报告”，会更加规范。

(4)意见和建议

“意见”是对重要问题提出意见和解决办法的正式文件。可以向上写，平行写，向下写。作为向上的语言，要按照公文的程序和要求办理；作为平行文本，提出的意见供接收单位参考；作为下行文，如果有明确的执行要求，下级机关应遵照执行；如果没有明确的要求，下级机关可以参照执行。在这里，我们将把重点放在“意见”风格上，如下文。在实际工作中，有些起草人往往将“工作计划”、“工作安排”、“工作计划”作为正式文件，如“2008年xx工作计划”或“工作安排”、“工作计划”，这些都是不恰当的。“工作计划”、“工作安排”、“工作计划”不是正式文件。以下意见可以直接使用，规范的标题应为“某单位对2008年xx工作的意见”。

(5)通知和告示

“通知”是一种公告社会各有关方面应当遵守或者知道的事项的公文，其主要对象是不确定的。如“某单位对xx的通知”。

“通知”是由下级机关批准，转发给上级机关和非下级机关的文件，传达需要下级机关办理、需要有关单位知晓或执行的事项，任免人员等。是平行文本和下行文本，确定主发送对象。“通知”广泛用于行政机关的公文，如会议通知、转发通知等。转发通知要注意标题臃肿的问题。

二、公文格式

(1)发证机关的标识

它由发证机构的全称或标准化缩写，后跟“文件”组成。比如：“绵阳市财政局文件”。

需要注意的主要问题是：在没有标签纸的情况下，发证机关的标志位置为平行下写发证机关的标志上缘至版型上缘25mm，上写发证机关的标志上缘至版型上缘80mm。如需确定公文份数、密级、保密期限、紧急程度，可在发证机关标记上方2行处依次标记。

联合行文时，主办机关名称应在前，发文机关名称右侧应放置“文”字，上下居中排列；如果联合行文机关过多，要保证正文在公文首页显示。

(2)文件编号

发证机关出具的代表字、年份和序号。发证机关标记两行空行，中间用3号仿宋体排列；年份和序号用阿拉伯数字标注；年份要标全名，用六边形括起来“[]”，常用的还有“()”、“[]”或“[]”。文件的序号不是虚的(即1不是001)，不加“否”字。

(3)发行人

上报的正式文件应标明发行人名称，并与文件编号右侧平行排列。单据号左边空格1字，签发人姓名右边空格1字；发行人应使用3号仿制品

红色反线下空2行，宋体标2号小标，可排列在中间一行或多行；回去的时候要有完整的意思，对称的排列，适当的间距。往往分支机构没有注意单词的完整性。比如“关于加强抗震救灾专项资金监督检查的通知”在“专项”分支，正确的分支应该在“资金”之后；字体大小用错了，有的不用2号字，有的不用小标宋字；行距不对，有的距离太大，有的距离太小。

(五)主要送达机关