公文写作基础知识「介绍」

公文写作基础知识介绍

公文是一种常用的实用文体。下面介绍一下公文写作的一些基础知识。

1.官方文件的概念

公文是公文的简称，是指在官方活动中按照一定的程序和格式形成和使用的，表达社会团体意志的书面材料。公文分为广义和狭义。广义的公文，包括法定公文、专门公文、交易公文；狭义的公文仅指法定公文和特殊公文。

法定公文，又称一般公文，是指在党政机关、团体、企事业单位普遍适用，具有法律效力和规范样式的公文。

特殊公文是指限于某些工作部门和特定业务范围，根据特殊需要使用的公文。

业务文件，又称业务文件或日常使用文件，统称为机关、团体、企事业单位处理日常事务所使用的非正式文件，如计划、总结、简报、报表、记录、调查报告等。

2.公文的特点

公文作为一种特定的文件材料，具有特定的功能，因此有其自身的特点。公文的主要特征可以概括为三个方面，即法律作者、法律效力和具体文体。

(1)法律作者

法律作者是指依法成立，能够以自己的名义行使权力、承担义务的组织或者个人。各级党政机关、社会团体、企业事业单位，凡依法成立、合法存在的，都可以按照自己的职能和权限范围发文，都是公文的合法作者。

大部分公文都是以机关名义发文，但有时也是以领导名义发文。例如，订单、账单和其他语言都在文件上签名。领导人由法定组织通过选举、任命等法定程序选举产生。以领导名义签发公文，是代表组织行使职权，所以也是公文的合法作者。

公文的起草一般由秘书或业务部门人员起草，有时会组织写作小组单独撰写。这些公文的起草者不能被认为是公文的合法作者。他们是机关的发言人，被指派写作。法律作者体现了公文的严肃性。未经法定程序批准的组织不得签发公文，任何人不得假借法定组织名义签发公文。伪造、变造国家机关公文的，以扰乱公共秩序罪依法处罚。

(2)法律效力

公文的法律效力取决于两个方面：一是发文机关的地位和权限范围；第二，文档内容的重要性。另外，公文的法律效力具有一定的时效性，这就是所谓的公文时效。

公文是办理公务的工具，是政府机关的喉舌。制作公文是各级机关根据法律地位行使职权的重要形式。公文的权威性和行政约束力来源于其发布机关的权威性和法律地位。比如___、国务院的文件体现党和国家的意志，具有最高权威；省委、省政府的文件在全省具有法律效力。再比如规范性、命令性公文，其法律效力高于一般的知识性、交易性公文。此外，没有任何正式文件总是有效的。随着形势的发展和形势的变化，旧文件将被新文件取代；一旦某项工作完成，相关的官方文件就完成了它们的使命，不再具有实用价值。已经失去实用价值的公文，备案后可以发挥历史作用，供参考。

(3)特定st

公文有一套独特而固定的处理方法，这就是公文处理程序。例如，文件的接收包括签署、登记、初步审查、承诺、分发、提醒和答复等程序；发送文件包括审核、登记、打印、签发等程序。这些程序不能随意省略或颠倒。

3.公文写作的语言特征

公文语言的主要特点是庄重、准确、简洁、凝练、严谨、规范。

4.正式文件的类型

公文可以从不同角度分类。常用的分类方法有六种，其中第一种是按照适用范围分类，分类的类别简称体裁，是最基本的分类单位，其他一些类别在此基础上进一步分类。

(1)按适用范围分类

《党政机关公文处理工作条例》第8条将正式文件分为15类：决议、决定、命令(命令)、公告、公告、通知、意见、通知、报告、请示、答复、提案、信函和会议记录。

(2)按公文来源分类

根据公文的来源，可以分为收发两种。

收据是指上级机关、下级机关和非下级机关签发的文件。发文，是指本机关制发的文件。这种划分不是绝对的。就具体的公文而言，往往会出现同等级或互相转化的现象。比如上级机关收到的公文，有时需要转发给本机关的下级机关，由收文转为发文。

根据文档类型的来源对其进行分类是文档处理最基本的工作。只有掌握这种分类方法，才能根据不同的目的和要求，不同的处理程序来处理公文。

(3)按书写方向分类

按书写方向区分公文，是对发文的进一步分类，分为向下书写、向上书写和平行书写三种。

下笔是指下级机关发出的公文。属于这一类别的语言最多，包括命令(命令)、决定、通知、公告、通告、通告、回复、会议记录等。upwriting是指上级提交的正式文件，主要语言为报告和说明。平行书写是指同级机关或不隶属机关之间的书写，最常用的是字母。

从绝大多数语言来看，书写方向是固定的。例如，请求和报告仅用于向上书写，而决定、通知和回复仅用于向下书写。起草的时候一定要根据书写的关系正确选择语言，不能互相混淆。

在公文的实际操作中，几种语言的书写方向不是很固定，具有一定的灵活性。如果意见可以作为向下文本，也可以作为向上文本或平行文本；以下文本以通知为主，有时以平行文本发送给非附属机关；作为平行信，偶尔用于回答问题或联系上下级之间的一般事宜；分钟除了下行，还可以请求转发或并行传递，这不隶属于当局。

(5)按性质和功能分类

根据公文的性质和功能，可以分为六种：规范性公文、命令性公文、公布性公文、报告性公文、通信性公文和备案性公文。

规范性公文是指国家权力机关和行政机关根据法定权力限制发布的公文，规定了人或组织的行为规范和准则，包括法规、规章、办法、细则等。这显然是强制性和约束性的。此类官方文件通常以命令、公告和通知的形式发布。

指挥公文是指上级机关根据命令向下级机关宣布决策、部署工作、实施指挥、协调和管理的公文

涉密公文是指涉及党和国家秘密，需要控制保密范围和对象的公文。根据涉及的保密程度，保密文件分为绝密、机密、秘密三类。随着时间的推移，形势的发展和工作的需要，文件的保密性会发生变化，有些机密文件可能会变成普通文件。

(7)按办文时限要求分类

根据运行文件的时限，分为特批、签派、平批。紧急文件是指需要快速送达并随时处理的文件。紧急文件是指需要快速送达的文件。平面文件是指不需要紧急处理的文件。前两类文件统称为紧急文件。紧急电报分为四类：特别提及、紧急、紧急、紧急。平件相对于急件。急件一定要先处理，平件不准拖积压。